Procédure de remboursement pour les organisations membres de ldac

Chaque organisation membre de LDAC a le droit au remboursement des frais de voyage, d'hébergement et de séjour d'UN (1) représentant désigné pour assister aux réunions régulières des groupes de travail, du comité exécutif et de l'assemblée générale convoquées par le secrétariat au nom du président. À cette fin, l'organisation doit être à jour dans le paiement de sa cotisation annuelle, et le Secrétariat se réserve le droit de retenir tout montant impayé en attente de remboursement jusqu'à ce que ces cotisations soient reçues au cours de l'année en cours.

Les conditions et le montant des dépenses à rembourser sont stipulés dans le Règlement relatif au remboursement des frais de voyage. Les représentants des organisations doivent présenter les pièces justificatives et remplir le formulaire de demande de remboursement de l'une des deux manières suivantes (au choix) :

1. formulaire physique de demande de remboursement LDAC.

Le formulaire doit être téléchargé, complété et signé par le participant ou le représentant légitime, puis scanné et envoyé par courrier électronique ou postal avec les documents originaux demandés.

2. formulaire de demande de remboursement de la réunion en ligne

Le participant remplira le formulaire de remboursement en ligne et recevra une confirmation immédiate de la soumission de sa demande ainsi qu'un calcul préliminaire des montants à rembourser mis à jour par pays conformément aux règles de procédure établies.

Dans les deux cas, une déclaration signée doit être faite selon laquelle le participant n'a pas été remboursé pour le même voyage par une autre organisation, et dans le cas supplémentaire de la participation à plusieurs réunions, cela doit être ajusté et dûment communiqué au Secrétariat.

Procedure de remboursement pour les experts invites par le ldac

Les experts invités par le Secrétariat du LDAC à faire une présentation ou à participer activement à un débat scientifique, technique ou politique sur un sujet d'intérêt pour la réunion, ou qui contribuent par leurs arguments à éclairer l'élaboration des futurs avis ou travaux du LDAC , peuvent bénéficier d'un remboursement dans des conditions similaires à celles des membres, après signature d'un contrat d'expert, sous réserve des exigences du règlement de remboursement du LDAC.